Whistleblowing

SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

Informativa sulle modalità di applicazione del diritto alla segnalazione Whistleblowing in azienda previste dal D.Lgs. 24/2023

Il D.Lgs. 24/2023, disciplina le modalità per poter effettuare una segnalazione whistleblowing da parte di:
– Personale dell’organizzazione (dipendenti, dirigenti, stagisti);
– Amministratori e/o membri degli organi sociali;
– Terze parti non dipendenti (collaboratori, consulenti, terzi fornitori di beni o servizi).

Si precisa che le segnalazioni devono fornire elementi utili a verificare ed accertare la fondatezza dei fatti segnalati;

Rilevanti ai fini delle Segnalazioni sono da considerarsi indicativamente:
– Fatti che possano integrare reati, illeciti, irregolarità;
– Comportamenti a danno della ”ditta”  (nel suo complesso) o dell’interesse pubblico e/o Comunitario;
– Azioni che possano arrecare danno alla salute e/o sicurezza dei soci, dipendenti, di terzi e/o all’ambiente.

Le Segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la ditta, il Segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione espongono il Segnalante a responsabilità civile e penale;

Non sono meritevoli di Segnalazioni le lamentele personali;

Le Segnalazioni effettuate in forma anonima possono essere prese in considerazione solo se adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari. Tali Segnalazioni potranno essere successivamente integrate con le generalità del Segnalante;

Per tutte le Segnalazioni verranno adottate le misure necessarie al fine di garantire la riservatezza dei dati personali dei soggetti coinvolti, salvo diverse previsioni di legge.

Come effettuare una segnalazione:

È possibile inviare le segnalazioni Whistleblowing utilizzando la forma scritta e compilando il modulo che è possibile scaricare dal presente sito web o da richiedere presso l’ufficio preposto in azienda

In caso di utilizzo del servizio postale oppure in caso di consegna presso la sede aziendale, è richiesto che la segnalazione venga gestita tramite il sistema delle tre buste chiuse, ovvero:

– la prima busta, dovrà contenere i dati identificativi ed i recapiti del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento in corso di validità (salvo il caso di segnalazione anonima);

– la seconda busta, dovrà contenere il modulo di segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.

Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata personale – whistleblowing” e l’indirizzo della sede aziendale.

Eventuale altra descrizione da utilizzare in questo modo:

– Posta interna con busta sigillata recante la dicitura “riservata/personale” da inserire nelle apposite cassette di segnalazione;
– Servizio postale indirizzandolo alla Sede ORCHIDEA FRUTTA srl in Via Zara, 41 – 70018 Rutigliano (BA) e diretto all’attenzione della Funzione Whistleblowing, recante la dicitura “apertura riservata al destinatario”.

INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“REGOLAMENTO GENERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI")

ORCHIDEA FRUTTA srl, in adempimento agli obblighi previsti dalla normativa italiana ed europea in materia di protezione dei dati (Regolamento UE 2016/679), la informa in merito al trattamento dei dati personali da Lei conferiti al fine di segnalare condotte illecite come previsto dal D.lgs 10 marzo 2023 n° 24 in recepimento della Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 Ottobre 219 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali.

  1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è ORCHIDEA FRUTTA srl, P.Iva 05846810728 con sede legale in via Zara, 41 – 70018 Rutigliano (BA)

Il Titolare tutela la riservatezza dei dati personali e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.

  1. CATEGORIE DI DATI PERSONALI E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento in questione comporta il conferimento, tramite compilazione di modulistica cartacea o un form su apposita procedura informatica, di: dati anagrafici, dati di contatto, dati sulla qualifica professionale ricoperta e dati e informazioni ulteriori connessi alla condotta illecita riportata.

La suddetta piattaforma permette la conservazione dei dati presso nostri server ubicati in UE ed è dotato di un sistema di crittografia che garantisce la segregazione dell’identità del segnalante.

I dati forniti vengono trattati esclusivamente per l’istruttoria della segnalazione allo scopo di accertare eventuali illeciti.

  1. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Base giuridica del trattamento è rappresentata dall’art 6, c1 del regolamento UE 679/2016 ovvero adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.

Il conferimento dei dati personali richiesti da ORCHIDEA FRUTTA srl è necessario per il perseguimento delle finalità sopra indicate. L’eventuale rifiuto di indicare i dati necessari a tali scopi potrebbe comportare l’impossibilità di eseguire le richieste dell’interessato ovvero di impossibilità di procedere all’istruttoria della segnalazione.

  1. TRATTAMENTO DEI DATI DEI PERSONALI

I dati personali forniti saranno trattati esclusivamente dal Responsabile della Funzione Internal Audit di Gruppo.  In ogni caso, nessun dato personale sarà diffuso.

 

  1. DESTINATARI E CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Nei casi previsti dalla normativa, i dati personali potranno essere comunicati all’Autorità Nazionale Anticorruzione oppure all’autorità giudiziaria.

 

  1. MODALITÀ DI TRATTAMENTO

I dati personali del Segnalante saranno trattati con strumenti automatizzati e non automatizzati, assicurando l’impiego di misure di sicurezza e organizzative adeguate, nonché garantendo la riservatezza dei dati medesimi. Maggiori dettagli vengono riportati sulla procedura Whistleblowing

 

  1. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati raccolti saranno conservati per tutta la durata dell’eventuale istruttoria, del procedimento disciplinare, penale e comunque verranno conservati per cinque anni a decorrere dalla data della segnalazione.

I dati personali, infine, potranno essere conservati anche fino al tempo permesso dalla legge italiana a tutela degli interessi legittimi di ORCHIDEA FRUTTA srl (art. 2947, co. 1 e 3 c.c.).

 

  1. DIRITTI DEGLI INTERESSATI: ACCEDERE, CORREGGERE E CANCELLARE LE INFORMAZIONI PERSONALI

Il Segnalante ha i diritti previsti dalla nuova normativa europea sul trattamento dei dati personali e precisamente:

  • accedere ai dati (ivi incluso allo scopo di conoscere l’origine dei dati, le finalità e modalità di trattamento e la logica allo stesso applicata, nonché gli estremi identificativi di titolare, responsabile e categorie di soggetti cui i dati possono essere comunicati)
  • aggiornare e rettificare o cancellare i dati,
  • chiedere la limitazione del trattamento o di opporsi al trattamento,
  • chiedere la portabilità dei suoi dati e di trasmetterli ad altro titolare del trattamento
  • revocare, in qualsiasi momento, il consenso prestato. L’eventuale successiva revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento dei dati svolto nel periodo antecedente tale revoca.
  • di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (per maggiori dettagli sulle modalità si consiglia di visitare il sito web garanteprivacy.it).

I predetti diritti potranno essere esercitati mediante richiesta inoltrata a ORCHIDEA FRUTTA srl inviando:

  • una mail al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@orchideafrutta.it
  • una raccomandata a.r. al seguente indirizzo: ORCHIDEA FRUTTA srl – via Zara, 41 – 70018 Rutigliano (BA)

MODIFICHE E AGGIORNAMENTI ALLA PRESENTE INFORMATIVA

ORCHIDEA FRUTTA srl avrà cura di modificare o semplicemente aggiornare, in tutto o in parte, la presente informativa sul trattamento dei dati anche in considerazione della modifica delle norme di legge o di regolamento che regolano questa materia e proteggono i diritti degli utenti dei servizi.

Ultimo aggiornamento Luglio 2023

MODULO PER LA SEGNALAZIONE DI CONDOTTE ILLECITE

Possono procedere alla segnalazione di condotte illecite i soggetti che rientrano nelle seguenti categorie:

  • Personale dell’organizzazione (dipendenti, dirigenti, stagisti)
  • Amministratori e/o membri degli organi sociali
  • Terze parti non dipendenti (collaboratori, consulenti, terzi fornitori di prodotti e/o servizi)